NORMAS GTC 185

INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como propósito aplicar  la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta  se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en  normas  ICONTEC; la cual contiene   diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas  en Trabajando Juntos SAS optimizando así  los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la  calidad en cada uno de los procesos internos  en  las  áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.

Que es la Norma GTC 185

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Objetivo de la Norma GTC 185

Esta guía  presenta  recomendaciones  para elaborar  los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar  una adecuada  imagen corporativa.

Tiene una cuenta los aspectos generales  de la comunicación y presenta  un orden para las partes de cada tipo  de documentos , con base en  el estilo  y la presentación  que demanda  los protocolos organizacionales  y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización , para la producción de documentos.

Esta GTC  está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas  involucradas  en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.  

REFERENCIA NORMATIVA

Las siguientes son las  normas  que están involucran en la guía  GTC185:

NTC1001, Papel formatos                                                                                                                             

NTC1075, Guía de numeración                                                                                                                 

NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación                                                               

NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.

TÉRMINOS  Y DEFINICIONES

Anexos

Abreviatura

Acta

Asuntos

Bibliográfica

Carta

Certificado

Circular

Cita

Código

LA GUÍA GTC 185 SIRVE

Para  la realización de:

 Cartas

Memorandos

Circulares

Actas

Informes

Certificados y constancia

Hoja de vida corporativa

Mensajes electrónicos

MARGENES

Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

Carta

 Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Ejemplo

DC-4-05

Bogotá D.C, 11 de abrir del 2009

Señor

NIDIA GONZALES MORA

Coordinadora Área Bienestar

Capacitación empresarial S.A

Calle 34 45-80

Bogotá D.C

Asunto: modelo estilo bloque

Cordial saludo, señora nidia:

El estilo bloque consiste  en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.

Agradecemos la aplicación de la guía

MARIA FERNANDA GOMES LARA

Orientadora de capacitación

Anexos: uno (un folio)

Copia: recursos educativos

Transcrito: Angélica duque Gomes

MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.

Ejemplo

DC – 6 – 0156

Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009

PARA:       Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora

DE:            Mario Rojas Sepúlveda, Director  Encargado

ASUNTO: Información sobre memorando

Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales  y las líneas de coordinación jerárquica de una organización.

Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores

Atentamente,

Firmante,

Copia: Coordinación Instructores

Transcriptor: Julia Lara Larrota

CIRCULAR

Circular tiene su origen en el vocablo latino circulares y permite nombrar a aquello perteneciente o relativo al círculo. Como adjetivo, se utiliza para hacer referencia a cualquier objeto que tenga forma redondeada, incluso aquellos que no sean perfectamente circulares, ya que principalmente sirve para hacer alusión a la falta de esquinas o ángulos.

Ejemplo

DG- 1 059

Bogotá D.C., 11 de abril de 2009

PARA: COORDINADORES DE CAPACITACION

ASUNTO: Compendio actualizado

Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías autorizadas.

El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos  de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.

Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.

Hasta nueva comunicación.

PEDRO VARGAS GOMEZ

Director General

Transcriptor: Martha Ramírez

ACTAS

Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

Ejemplo

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

                                                                                                               

FECHA: Ibagué, 20 de junio de 2009

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez, Presidente

                        Raúl Benítez Flórez, Vicepresidente

                        Hernando Tobón Hoyos, Tesorero

                       Graciela Urrea Jara, Secretaria

                       Vocales:

                       Jorge Sepúlveda Ospina

                       Carlos Meneses Luján

INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor

AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior

3. Estudio y solicitudes de préstamo

4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones.

Acta 011

Reunión ordinaria Consejo de Administración

3. Estudio solicitudes de préstamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier

Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).

El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los

Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había

Cupo, se aprobó el préstamo mencionado

4. Proposiciones y varios

La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor

 Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.

Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue

Aceptado dicho retiro.

Se estudió la solicitud  de ingreso del señor Rubén González a la

Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el

27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIO CUBILLOS GOMEZ                                                     GRACIELA URREA JARA

Presidente                                                                                      Secretaria

Anexos: Dos (dos folios)

Transcriptor: Carolina Duarte

INFORME

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Ejemplo

CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

                                                 

Fecha:                             Medellín, 30 septiembre de 2009

ELABORADO POR:         John Alberto  correa zapata

                                         Juan Gonzalo donado Perea

1. OBJETIVOS

1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento.

1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.

1.3 presentar conclusiones

1.4hacer las recomendaciones

2. RESUMEN

Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron  las siguientes actividades:

·         Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión  para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

·         Julio 22 de 2009:reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios

·         Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.

·         Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad

D 102 código (opcional)

Barranquilla, 5 de octubre del 2009

Ejemplo

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía 34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempeña el cargo de asistente en talento humano.

Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.

CECILIA RODRIGUEZ OROZCO

Transcriptor: Gloria Uribe Restrepo